20 jaar BG: Digitalisering

Van tassen & kasten vol ordners naar alles digitaal

Ordners met administratie

In de eerste jaren gingen de mappen met administratie regelmatig heen en weer tussen de klant en ons kantoor. We hebben er zelfs speciale tassen voor laten maken. Maar we kregen niet alles keurig in ordners met tabbladen aangeleverd. Zo kregen we ook veel enveloppen of zelfs schoenendozen vol met bonnetjes!

Tassen en kasten vol

Als alles verwerkt was, ging de map of de doos weer terug naar de klant. De documenten die we opgesteld hadden, gingen keurig per klant in een ordner de kast in en moesten daar 7 jaar bewaard worden. En als je steeds meer klanten krijgt…. groeit ook de kast met ordners. We moesten er zelfs extra opslagruimte voor huren. We zaten letterlijk tot over onze oren in de ordners!

Digitalisering zorgt voor gemak

Zodra het kon, zijn we gestart met de digitalisering van dit proces. Wij houden van efficiënt werken en dit was zowel voor de klant als voor ons makkelijker. Bonnetjes inscannen scheelde al een hele hoop, de Belastingdienst ging ook steeds meer digitaal doen en later konden we ook de opgestelde documenten digitaal aanleveren. Zo gingen we stap voor stap verder met de digitalisering. Inmiddels is het aantal ordners in de kast nog maar een tiende van wat het was, hebben we de extra opslagruimte niet meer nodig en gaat zelfs het zetten van je handtekening onder een jaarrekening digitaal.

Maar zonder onpersoonlijk te worden

De digitalisering heeft ons veel opgeleverd. Het werkt makkelijker, sneller, is minder foutgevoelig en scheelt veel ritjes, papier en opslagruimte. Maar een nadeel is dat er minder contactmomenten met onze klanten zijn. En laat dat nou precies zijn wat we zo leuk vinden aan ons werk: het persoonlijke contact met onze klanten! Dus doen we zo veel mogelijk digitaal, maar zal het nooit onpersoonlijk worden.