Welkom nieuwe collega!

Deel 2- sociaal

Je weet vast nog wel hoe je je voelde, de eerste dag bij je nieuwe baan? Waarschijnlijk was je enthousiast, gespannen, leergierig, vol goede moed of alles door elkaar. En aan het einde van de dag doodmoe, maar hopelijk had je ook zin in de volgende dag!

Om te zorgen dat jouw nieuwe medewerker na een week nog steeds enthousiast is en na een paar maanden nog steeds zin heeft in de volgende dag, is een goede start heel belangrijk. In het eerste deel van dit tweeluik hebben we de formele kant besproken, nu geven we je tips voor de sociale kant van het verhaal.

Hoera, de eerste dag is aangebroken!

Als je de stappen uit het vorige artikel hebt doorlopen, ben je (bijna) klaar voor de eerste werkdag van je nieuwe werknemer. Om te zorgen dat de eerste dag en de inwerkperiode soepel verlopen, hebben we een paar tips voor je.

1. Voor de eerste dag

Eigenlijk moeten we nog even terug, want vaak zit er nogal wat tijd tussen het laatste gesprek en de eerste werkdag. Om ervoor te zorgen dat jouw medewerker in die tussentijd niet het gevoel krijgt vergeten te worden, is het slim om ongeveer een week van te voren nog even contact op te nemen. Dat kan een kaartje, telefoontje of mailtje zijn. Maar zorg dat je nog even wat van je laat horen en dat is meteen een mooie gelegenheid om af te spreken hoe laat en waar jouw nieuwe medewerker zich op de eerste dag mag melden.

2. Infomeer collega’s

Ten tweede informeer je de andere collega’s over de komst van de nieuwe medewerker en maak je afspraken met hen over de kennismaking en het inwerkprogramma. Spreek duidelijk af wie verantwoordelijk is voor welk deel van het inwerkprogramma. Zo is iedereen op de hoogte en voelt de nieuwe collega zich niet ongemakkelijk of te veel.

3. Zorg voor een warm welkom

Laat de nieuwe medewerker op de eerste dag iets later komen dan de rest. Dan heb je alle tijd voor hem of haar en is er geen onrust van de opstart van de dagelijkse werkzaamheden. Haal de nieuwe collega op bij de ingang zodat deze meteen een bekend gezicht ziet en niet zelf op zoek hoeft in een onbekende omgeving.

4. Kennismaken en rondleiden

Maak meteen een rondje door het pand en stel ondertussen de belangrijkste mensen voor. Houd het simpel, want je nieuwe medewerker kan toch niet meteen alles onthouden. Richt je vooral op de praktische zaken, zoals de toiletten, de koffie, de in- en uitgangen eventueel de parkeerplaats. Eindig op de eigen afdeling en stel de directe collega’s voor. De rest komt later wel!

5. Eigen werkplek

Zorg dat de werkplek er schoon en verzorgd uitziet. Uiteraard heb je ervoor gezorgd dat alle benodigdheden voor de eerste dag klaar staan (computer, notitieblok, pennen, gereedschap of kleding). Maar het is helemaal leuk als er een bloemetje, persoonlijk kaartje of eigen koffiemok klaarstaat.

6. Bespreek het programma

Het is voor een nieuwe medewerker best ongemakkelijk als je niet weet wat je moet doen. Bespreek daarom meteen de planning voor deze eerste dag en maak een simpele planning voor de rest van de week. Zorg dat er voor de rest van de inwerkperiode een duidelijk, maar flexibel plan ligt. Maak ook een checklist van alles wat een nieuwe collega moet leren, van veiligheidsvoorschriften tot de missie van jouw bedrijf. En vergeet de ongeschreven regels niet ;)

7. Koppel aan een collega

Natuurlijk hoef je niet het hele inwerkprogramma zelf te doen. Koppel de nieuwe medewerker aan een collega die (ongeveer) hetzelfde werk doet. Deze ‘mentor’ kan dan het grootste deel van het inwerkprogramma op zich nemen en fungeren als eerste aanspreekpunt. Geef die collega dan ook ruimte in zijn of haar planning om dit te doen, want inwerken kost tijd!

8. Pauze, koffie of lunch

Kennismaken met de rest van de collega’s gaat het meest relaxt tijdens de koffiepauze, een rondje lopen of een lunch. Voor de meeste collega’s gaat de pauze op de automatische piloot, dus vraag ze expliciet om de nieuwe medewerker hierbij te betrekken en zo ontspannen kennis te maken. Ook een goed idee: plan een gezamenlijke lunch of borrel op de laatste dag van de eerste werkweek om de eerste week goed af te sluiten.

9. Einde dag - eerste evaluatie

Aan het einde van de eerste dag is je nieuwe werknemer waarschijnlijk moe en vol van alle indrukken. Vraag dus wel even hoe hij of zij de eerste dag heeft ervaren, maar ga er niet te diep op in. Start dag twee met vragen hoe het gisteren gegaan is en welke behoefte je nieuwe collega heeft. Zijn er nog vragen over gisteren? Is hij of zij ergens nieuwsgierig naar? Is er behoefte aan meer theoretische informatie of liever praktisch aan de slag? Pas het dagprogramma hierop aan.

10. Blijf evalueren!

Plan ook aan het einde van de eerste week en aan het einde van de eerste maand een evaluatiemoment in. Zo blijf je vinger aan de pols houden, zowel over de voortgang van het inwerkprogramma als over de sociale integratie. Op die manier kan je makkelijk bijsturen en kom je later niet voor verrassingen te staan. 

Waardevolle toevoeging

Hopelijk helpen deze tips om je nieuwe collega een soepele start te geven. Zo heb je er in ieder geval alles aan gedaan om te zorgen dat hij of zij na een week nog steeds enthousiast is en na een paar maanden nog steeds zin heeft in de volgende dag. Wie weet heb je zomaar een jarenlange waardevolle toevoeging aan je team te pakken!