Debiteurenbeheer in de hand

Er zijn debiteuren die steevast hun rekening te laat betalen. Vervelend, want daardoor kan je cashflow flink onder druk komen te staan. Met als gevolg dat je misschien wel geld moet lenen of rood komt te staan, omdat je de betaling van je klanten moet voorfinancieren. Zonde! Er valt bij veel MKB bedrijven dus nog winst te behalen door meer aandacht te besteden aan debiteurenbeheer.

Maar hoe verander je het betaalgedrag van je klanten zonder de relatie onder druk te zetten? BG accountants geeft je een duidelijk stappenplan met simpele maatregelen die je helpen je debiteurenbeheer in de hand te houden:

1. Ken je klant
2. Stel een duidelijke overeenkomst op
3. Verstuur de factuur snel
4. Stuur een betalingsherinnering
5. Neem contact op
6. Neem verdere maatregelen, schakel een incassobureau in
7. In het uiterste geval

1. Ken je klant

Probeer bij een nieuwe klant eerst zo veel mogelijk informatie te verzamelen om te kijken met wie je te maken hebt. Zoek informatie op internet over de onderneming én de persoon. Vraag collega-ondernemers wat hun ervaring met deze klant is. Zoek uit of hij/zij tekenbevoegd is, een KvK-nummer heeft, aangesloten is bij een branche-organisatie et cetera.

Maar vergeet ook bestaande klanten niet. Loop je klantenbestand eens door en kijk naar het betaalgedrag. Betaalt een klant altijd te laat? Overweeg dan om op vooruitbetaling te gaan werken of voorschotnota’s in rekening te brengen met een automatisch incasso.

2. Stel een duidelijke overeenkomst op

Hoe duidelijker de afspraken, hoe groter de kans dat de betaling ook soepel verloopt. Zorg dat duidelijk vermeld staat wat van beide partijen verwacht wordt. Leg deze afspraken altijd schriftelijk vast, zo kan er geen misverstand ontstaan over de prijs en de inhoud van de overeenkomst.

Zorg bij grotere bedragen dat de overeenkomst ondertekend wordt door iemand die daartoe bevoegd is en verwijs altijd naar de Algemene Voorwaarden. Voor het opstellen van Algemene Voorwaarden zijn per branche voorbeelden die je kan aanpassen naar jouw situatie.

3. Verstuur de factuur snel

Stuur een duidelijke factuur en verstuur deze snel. Niemand betaalt zonder factuur!
Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen maar het begint al bij de adressering. Als je niet de juiste afdeling, persoon of het bestelnummer vermeld, zwerft een factuur soms veel te lang door een organisatie. Vermeld ook altijd duidelijk voor welke werkzaamheden je de factuur stuurt, de uiterste datum van betaling, het bankrekeningnummer en wat de betalingsvoorwaarden zijn.

4. Stuur een betalingsherinnering

Als de betalingstermijn verstreken is en de factuur niet betaald is, stuur je een betalingsherinnering. Doe dit ook snel en niet pas na een maand. Bij voorkeur in de vorm van een  e-mail waarin je weer duidelijk alle informatie weergeeft en een kopie van de oorspronkelijke factuur bijsluit. Vermijd de term “eerste herinnering” want dan kan een klant denken dat er (zonder consequenties) nog meer herinneringen volgen en zal hij zijn betaling wellicht nog verder uitstellen!

5. Neem contact op

Heeft dit alles nog steeds niet geleid tot een betaling? Neem dan contact op! Pak de telefoon en vraag naar de reden. Zorg dat je altijd beleefd, maar wel duidelijk bent. Soms is er een duidelijke reden en kan het zo opgelost worden. Stel anders een betalingsregeling voor (die je weer schriftelijk vastlegt). Blijf altijd vriendelijk en ga geen verwijten uiten, je debiteur is ook nog altijd klant! Kom je er samen niet uit? Ga dan niet in discussie, maar stuur een laatste aanmaning en laat het vervolgens aan een specialist over.

6. Neem verdere maatregelen, schakel een incassobureau in

Voordat je een incassobureau of andere instantie inschakelt, moet je eerst de klant ‘in gebreke stellen’. Dat doe je door een laatste herinnering (aanmaning) te sturen en daarin de volgende tekst op te nemen: “Als deze factuur niet binnen de gestelde termijn betaald wordt, geven wij de afhandeling uit handen aan een incassobureau. Alle hieruit voortkomende kosten zullen tevens voor uw rekening komen.” Verwijs naar je betalingsvoorwaarden en/of Algemene Voorwaarden en maak duidelijk dat je hierna de factuur overdraagt aan een specialist.

Zorg er altijd voor dat je het traject kort houdt en aarzel niet om een incassobureau in te schakelen. Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel uit angst de klant te verliezen. Maar een incassobureau kan juist optreden als intermediair waardoor de relatie behouden blijft. Mocht dat niet het geval zijn, dan moet je je afvragen of je die klant überhaupt wel wilt behouden!

Een ander veelgehoord bezwaar zijn de kosten. Maar vaak wegen de kosten wel op tegen de opbrengsten omdat je ook rente- en incassokosten mag opvoeren. Het loont wel om te “shoppen” en incassobureaus te vergelijken. Kies een bureau dat aangesloten is bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen en dat klantbehoud als doel heeft.

7. In het uiterste geval

Naast een incassobureau kan je in sommige gevallen ook denken aan een deurwaarder of advocaat. Deze kunnen ook door een incassobureau ingeschakeld worden. Uiteindelijk kan de gang naar de rechtbank volgen. In dat geval gelden alle voorgaande stappen als dossieropbouw en bewijsvorming. Maar er zijn nog een aantal dingen die je zelf kan doen:

• Opschorting - als de klant niet betaalt, kan jij ook jouw tegenprestatie uitstellen. Het hangt van de situatie af of dit toegestaan is. Je mag bijvoorbeeld weigeren een reparatie af te ronden of een jaarrekening af te geven. Maar als je iets in bezit hebt van de klant blijft het wel eigendom van de klant!
• Recht van reclame – als je goederen hebt geleverd en de klant betaalt niet, dan mag je deze goederen terugvorderen. Dit recht geldt ook bij faillissement en surseance van betaling.
• Verrekening – Als je zelf nog een factuur open hebt staan bij deze klant, mag je dat verrekenen (tenzij de klant bezwaar heeft gemaakt tegen jouw factuur).

Zo zijn er nog een aantal mogelijkheden om je geld te innen. Maar bij al deze mogelijkheden moet je je goed laten informeren over je rechten en plichten. Bovendien moet je van te voren afwegen wat in jouw eigen belang is. Wil je de klantrelatie behouden of wil je alles eruit slepen wat erin zit?

Voorkomen is beter dan genezen

Zo ver wil je het natuurlijk niet laten komen. Begin daarom dus altijd met alert zijn en snel reageren bij een (dreigende) betalingsachterstand. Leer wanbetalers kennen! Bij nieuwe klanten moet je extra goed opletten bij dingen die niet “logisch” zijn. Bijvoorbeeld een abnormaal grote order of iemand die van heel ver komt (terwijl daar ook concurrenten actief zijn). Bij bestaande klanten kan je alert zijn op afwijkend betalingsgedrag. Maar ook een contactpersoon die ineens moeilijk te bereiken is  of orders die ineens veel kleiner of groter worden. Staar je niet blind op de omzet!

Mocht dit allemaal niet baten, dan moet je je soms gewoon neerleggen bij omzetverlies. In dat geval kan je vaak wel de BTW die je al betaald hebt, terug vragen. Dit moet schriftelijk en binnen 1 maand (nadat duidelijk is geworden dat er geen betaling meer volgt) gebeuren.